Persondata i Maj 86

Privatlivspolitik for Folkedanser foreningen Maj 1986 Høng

Pr. 20. maj 2018

Folkedansere fra Maj 1986 Høng dataansvar:

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

 

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:

Folkedanser foreningen Maj 1986 Høng er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Kontaktoplysninger:

Formand: Jette Juul (Sekretær)                        (Ingen formand. Forretningsmæssig bestyrelse.)

Strandvej 43 2. th. 4220 Korsør

Telefon: 40 18 14 48

Mail:                   jajuul.pier3@mail.dk

Hjemmeside: www.høngfolkedans.dk

 

Behandling af personoplysninger:

Vi behandler følgende personoplysninger:

  1. Medlemsoplysninger
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse
  1. Oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd
  • Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer.             Det har vi ikke.
  • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

 

Her indsamler vi oplysninger fra:

Normalt får vi oplysninger fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Folkedans Danmark f.eks. ved foreningsskift, kursusdeltagelse etc.

 

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling af lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Administration af din relation til os
  1. Formål med behandling af oplysninger på ledere, instruktører og spillemænd
  • Håndtering af hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over erfaringer og kompetencer / kurser etc.
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os

 

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
  • Afholdelse af sociale arrangementer, danse-aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder, taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til Folkedans Danmark

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

 

Videregivelse af dine oplysninger

I forbindelse med konkurrencer sker der videregivelse af resultater til Folkedans Danmark.

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere, instruktører og spillemænd i relevant omgang til Folkedans Danmark.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder/instruktør/spillemand eller som lønnet leder/instruktør/spillemand:

Medlemmer

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til tre år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere/instruktører/spillemænd

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til et år efter dit virke er ophørt

Lønnede ledere/instruktører/spillemænd

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

 

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere/instruktører/spillemænd til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til at få indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til data portabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Fortegnelse over behandlingsaktiviteter    Folkedanser foreningen Maj 1986 Høng, s

 

Seneste ajourføring af dokumentet er 20. maj 2018
Ansvarlig for folkedanser foreningen Referent   Jette Juul. Strandvej 43 2, th. 4220 Korsør Tlfnr. 40181448 jajuul.pier3@mail.dk
Maj 1986 Høng Kasser   Ulla Jacobsen Blæsingevej 12. 4270 Høng Tlfnr. 29297590 ullajacobsen@mail.tele.dk
Bestyrelses medlem Kirsten Hansen.
Fuglekongevej 8         4200 Slagelse Tlfnr. 24414241 kirstenagnete@privat.dk
Bestyrelses medlem Bjarne Bjerrehøj
Peter Madsensvej 15. 4291 RudsVedby Tlfnr. 20582440 bjarne@kjerulff.dk
Bestyrelses medlem Mona Jakobsen
Fugledevej 18.               4490 Jerslev Tlfnr. 61795856. langagergaard.jerslev@JHLDATA.dk
Formål med behandling af data Almen medlems-kommunikation
Indkaldelse til medlemsmøder og events
Indkaldelse til generalforsamling
Kontingentbetaling til foreningen
Kontingentbetaling til Folkedans Danmark
Søge tilskud fra kommunen
Udbetale lønninger og godtgørelser
Indhentelse af børneattest
Vi behandler følgende oplysninger Navn Oplysninger minus
Mailadresse CPR-nummer opbe-
Telefonnummer vares i medlems-
Postadresse systemet
Fødselsdag folkedansenseren.dk
(databehandleraftale
på vej)
Vi behandler oplysninger om følgende Medlemmer ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer
Instruktører alle ovennævnte oplysninger minus cpr nummer
ledere alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer
Spillemænd alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer
Bestyrelsesmedlemmer alle ovennævnte oplysninger minus cpr-nummer
Vi videregiver oplysningerne som følger Navn, mailadresse, telefonnummer, postadresse
samt fødselsdag
Ovennævnte minus CPR nummer videregives til kommunen ved ansøgning om tilskud
Ovennævnte minus CPR nummer videregives til formanden for Folkedans Danmark
Ovennævnte medlemsoplysninger opbevares i op til 3 år
Sletning af personoplysninger
Oplysninger om ulønnede ledere, instruktører og
spillemænd, der er ophørt med aktiviteten opbevares i op til 1 år
Oplysninger om lønnede ledere, instruktører og
spillemænd, der er ophørt med aktiviteten opbevares i op til 5 år efter arbejdets ophør
Børneattestoplysninger opbevares så længe personen fungerer i sit virke
Opbevaring af personoplysninger Alle medlemsoplysninger samt alle oplysninger om Opbevares på egen computer. med et password.
bestyrelsesmedlemmer, ledere, instruktører og det er kasser og sekretær.
spillemænd
Ringbind med bilag indeholdende de nævnte oplysninger
opbevares i et aflåst skab i et aflåst lokale på Høng rådhus.
kasserer og referent har en nøgle til dette lokale.
Reaktion på brud på datasikkerheden Egen computer skulle denne blive stjålet eller hacket eller på anden
måde blive kompromitteret, kontakter vi straks
Folkedans Danmark og drøfter eventuel anmeldelse
til politiet og til Datatilsynet.
Ringbind med bilag indeholdende ovennævnte Skulle indholdet blive stjålet eller kompromitteret,
oplysninger om medlemmer, bestyrelsesmedlemmer, helt eller delvist, kontakter vi straks Folkedans
ledere, instruktører og spillemænd Danmark og drøfter eventuel anmeldelse til
politiet og til Datatilsynet.